Kỹ năng giao tiếp hiệu quả

Brian Tracy, một trong những diễn giả hàng đầu thế giới trong lĩnh vực tư vấn quản trị nhân sự đã từng nói: “Để thành công trong cuộc sống, công việc và sự nghiệp của mình bạn cần học kỹ năng giao tiếp. 85% sự thành công của bạn được quyết định bởi chính khả năng xây dựng các mối quan hệ của mình và chỉ có 15% được quyết định bởi bằng cấp, kiến thức và trí thông minh của bạn”. Giao tiếp hiệu quả chính là bí quyết thành công của mỗi người trong cuộc sống.

Giao tiếp không đơn thuần là một kỹ năng mà thực chất là một nghệ thuật. Và bạn là một nghệ sĩ, một diễn viên, một người viết kịch bản đồng thời là một đạo diễn tạo nên sự thành công của chính mình trước công chúng. Giao tiếp là một kỹ năng đời thường và cũng là nhu cầu cơ bản nhất của con người. Nói chuyện với người khác, trao đổi thông tin với người khác là một việc không dễ và thật sự khó khăn để bạn có thể tạo được ấn tượng với họ khi giao tiếp. Để giao tiếp hiệu quả với những người xung quanh bạn cần:

Xác định rõ giao tiếp là một quá trình: Nhiều người mắc sai lầm khi quan niệm cho rằng giao tiếp chỉ mang tính chất thời điểm. Do đó họ chỉ tập trung vào một thời điểm nhất định mà vô tình bỏ qua các giai đoạn khác. Để tạo được lòng tin với đối tác, với những người xung quanh bạn phải trải qua một quá trình, một quãng thời gian nhất định. Quá trình giao tiếp bao giờ cũng phải có người nói và người nghe, là một chu trình trong đó thông tin được truyền đạt từ người này sang người khác với độ chính xác cao nhất.

Truyền đạt thông tin hiệu quả: Bản chất của giao tiếp hiệu quả là thiết lập các mối quan hệ qua quá trình truyền đạt thông điệp hiệu quả. Một thông điệp đưa ra bao giờ cũng có 3 lớp thông tin: thông tin bắt buộc, thông tin cần và thông tin nên. Có nhiều cuộc giao tiếp thất bại khi người giao tiếp không xác định đâu là những thông tin bắt buộc và cần thiết để truyền tải mà lại tập trung chia sẻ những thông tin không cần thiết hoặc truyền tải quá dài dòng gây “bội thực nghe” cho người giao tiếp với mình. Để truyền tải thông tin hiệu quả bạn cần tránh dùng các ngôn từ mang tính chất địa phương, từ lóng, ngôn từ đa nghĩa và khó hiểu. Hãy truyền tải và tạo điều kiện tốt nhất cho người giao tiếp với mình bằng những thông điệp đơn giản, cụ thể và rõ ràng.

Chủ động tìm hiểu thông điệp: Hiệu quả của quá trình giao tiếp không chỉ phụ thuộc vào người nói mà còn phụ thuộc quan trọng vào người nghe. Nếu bạn là người nghe, bạn hãy chủ động trong quá trình tìm hiểu các thông điệp mà người nói muốn truyền tải thông qua kỹ năng lắng nghe tích cực. Để lắng nghe hiệu quả điều đầu tiên bạn cần chú ý là giữ một tâm thái học hỏi, không đánh giá hay thành kiến với người giao tiếp với bạn. Lắng nghe chủ động cần phải có sự tập trung từ chính bạn. Bên cạnh đó yêu cầu bạn phải tham gia, thấu hiểu và ghi nhớ được thông điệp của người nói. Thường xuyên hồi đáp và tham gia vào việc phát triển thông điệp cũng là các bước mà bạn cần thực hiện khi là người lắng nghe tích cực.

Loại bỏ các yếu tố gây nhiễu: Giao tiếp không phải bao giờ cũng diễn ra một cách thuận lợi mà nhiều khi bị ảnh hưởng bởi các yếu tố gây nhiễu. Xác định trước các yếu tố gây nhiễu có thể xảy ra giúp bạn chủ động hơn trong việc loại bỏ các yếu tố này. Các yếu tố gây nhiễu trong giao tiếp có thể đến từ tâm lý bị động của người nói, thái độ thiếu tích cực của hai bên, các yếu tố từ môi trường hay các đặc thù văn hóa…Với mỗi loại yếu tố gây nhiễu bạn cần đề ra các giải pháp phù hợp.

Giải quyết các xung đột: Trong quá trình giao tiếp không tránh khỏi việc xảy ra các bất đồng, mẫu thuẫn giữa các bên. Mâu thuẫn không phải ngẫu nhiên mà nó cũng là một quá trình tích tụ. Bí quyết để giải quyết các mâu thuẫn đó khi bạn gặp phải hãy chủ động đặt mình vào vị trí người khác hay “hãy đi đôi giầy của đối tác”. Đặt mình vào vị trí người khác sẽ giúp bạn thấu hiểu cách nhìn nhận vấn đề của họ. Lắng nghe và đặt câu hỏi cũng là kỹ năng mà bạn cần vận dụng trong quá trình giao tiếp giải quyết xung đột.